ERP-System

Individuelles ERP-System für kleine Betriebe: Aufträge, Kunden und Zahlen an einem Ort

Aufträge stehen in einer Tabelle, Kunden im Mailprogramm, Angebote in Word, und die Zahlen siehst du erst am Monatsende. Ein eigenes ERP bringt das an einen Ort – schlank gebaut für Betriebe mit 5 bis 50 Leuten, nicht als Konzernsoftware im Kleinformat.

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BACKOFFICE-ERPKUNDENAUFTRÄGEANGEBOTERECHNUNGDOKUMENTESTATUSANGEBOTAUFTRAGIN ARBEITABGERECHNETAUFTRAG
01Symptome

Woran du merkst, dass dir ein eigenes ERP fehlt

Um den Stand eines Auftrags zu erfahren, fragst du zwei Kollegen und öffnest drei Programme – und bekommst trotzdem zwei verschiedene Antworten.

Kundendaten tippst du mehrfach ab: ins Angebot, in die Auftragsliste und später noch einmal in die Rechnungssoftware.

Angebote liegen als Dateien in Ordnern, und niemand sieht auf einen Blick, welche noch offen sind und wo jemand nachhaken müsste.

Ein Standard-ERP hast du dir angesehen, aber die Einführung wirkte größer als dein Betrieb – mit Modulen, die du nie brauchen wirst.

02Lösung

Die Module: Bausteine statt Komplettpaket

Wir fangen mit den Modulen an, die in deinem Alltag am meisten Zeit kosten, und ergänzen weitere erst, wenn sie gebraucht werden. Typische Bausteine eines schlanken ERP:

  1. 01
    Modul 1

    Kunden und Kontakte

    Eine Kundenakte mit Ansprechpartnern, Notizen und Verlauf. Alle im Team sehen denselben Stand, statt in privaten Adressbüchern zu suchen.

  2. 02
    Modul 2

    Aufträge und Projekte mit Status

    Jeder Auftrag durchläuft feste Phasen, die zu deinem Ablauf passen – etwa angefragt, beauftragt, in Arbeit, abgerechnet. Im Handwerksbetrieb sieht das Büro so, welche Baustelle wo steht, ohne die Monteure anzurufen.

  3. 03
    Modul 3

    Angebote

    Angebote entstehen direkt aus den Kundendaten und bekommen einen Status. Offene Angebote bleiben in einer Liste sichtbar, bis sie angenommen oder abgelehnt sind.

  4. 04
    Modul 4

    Anbindung an die Rechnungssoftware

    Rechnungen schreibst du weiter in lexoffice oder sevdesk, die Buchhaltung läuft wie gewohnt über DATEV. Eine Anbindung ist über Schnittstelle oder Export möglich – was davon in deinem Fall geht, prüfen wir vorher, statt es pauschal zu versprechen.

  5. 05
    Modul 5

    Aufgaben

    Rückrufe, Nachfassen, Materialbestellungen: Aufgaben hängen am jeweiligen Kunden oder Auftrag, haben eine Fälligkeit.

  6. 06
    Modul 6

    Dokumente

    Pläne, Fotos, Verträge und Lieferscheine liegen am Vorgang statt in einem Netzlaufwerk mit zwanzig Unterordnern. Bei Autohäusern sind das etwa Fahrzeugunterlagen und Kaufverträge am jeweiligen Fahrzeug.

  7. 07
    Modul 7

    Kennzahlen

    Aus den Daten, die ohnehin im System stehen, entstehen Auswertungen: offene Angebote, laufende Aufträge, Auslastung. Wie daraus ein Dashboard mit den Zahlen deines Betriebs wird, zeigt eine eigene Seite.

03Abgrenzung

Wann ein Standard-ERP (Odoo, Weclapp, Xentral) die bessere Wahl ist

Ein eigenes ERP ist nicht automatisch die bessere Lösung. Odoo, Weclapp oder Xentral sind ausgereifte Systeme, die typischerweise Warenwirtschaft, Lager und Anbindungen an Onlineshops mitbringen. Hat dein Betrieb vor allem Standardprozesse – Lagerware, Versand, Shop –, bekommst du dort viel Funktion zu einem planbaren Lizenzpreis. Das sagen wir dir dann auch so.

Ein Ersatz für SAP oder ein großes ERP-Vollsystem ist unser Ansatz ebenfalls nicht. Wer Produktion, Materialwirtschaft und mehrere Gesellschaften in einem System abbilden muss, braucht eine andere Größenordnung. Für solche Umgebungen bauen wir höchstens schlanke Anwendungen außen herum, wie bei der Automatisierung rund um SAP.

Ein individuelles ERP lohnt sich, wenn dein Kernablauf eigen ist: Aufträge mit besonderen Phasen, Projektgeschäft statt Lagerware oder ein Team, das zwischen Tabelle, E-Mail und Rechnungsprogramm springt. Dann wird nur gebaut, was ihr braucht. Oft ist der erste Schritt eine Web-App statt der gewachsenen Excel-Liste.

04Kosten

Was ein eigenes ERP kostet

Ein schlankes ERP ist bei uns ein digitales Backoffice und startet ab 3.000 € einmalig, dazu kommen Betrieb, Hosting und Weiterentwicklung ab 150 € im Monat. Wie viele Module in den Einstieg passen, hängt von deinem Ablauf ab; weitere Bausteine kommen später als eigenes Angebot dazu.

Wovon der Preis im Detail abhängt – Umfang, Anbindungen, Datenmodell –, erklärt der Ratgeber was individuelle Software für kleine Betriebe kostet. Alle Preise im Überblick sind Endpreise: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer.

05Vertiefung

Beweis: ein Cockpit, das wie ein kleines ERP arbeitet

Für die Bayerische Immobilienvermittlung haben wir kein ERP von der Stange eingeführt, sondern ein Cockpit mit den Modulen Immobilien, Kontakte, Anfragen, Vermittlungen, Aufgaben und einer Partner-Übersicht gebaut. Eigentümer, Käufer und Interessenten laufen in einer gemeinsamen Kontaktakte zusammen; Objekte haben einen Status von Entwurf über aktiv und reserviert bis erfolgreich vermittelt oder archiviert.

Jede Vermittlung durchläuft feste Pipeline-Phasen – von „Kennenlernen & Bewerten“ über Auftrag, Aufbereitung und Vermarktung bis „erfolgreich vermittelt“ oder „ohne Abschluss beendet“. Fällige und überfällige Aufgaben stehen oben, neue Website-Anfragen direkt darunter. Stammdaten, Vorgänge mit Status, Aufgaben: Das ist der Kern jedes schlanken ERP, nur mit den Begriffen deiner Branche.

06Fragen

Fragen, die früh kommen

Was kostet ein individuelles ERP-System für einen kleinen Betrieb?

Bei uns startet ein schlankes ERP als digitales Backoffice ab 3.000 € einmalig, der laufende Betrieb ab 150 € im Monat. Der genaue Preis hängt von Modulen und Anbindungen ab und steht nach der Potenzialanalyse in einem schriftlichen Angebot.

Welches ERP passt zu einem Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitern?

Das entscheidet weniger die Mitarbeiterzahl als der Ablauf. Mit viel Lagerware und Standardprozessen ist ein fertiges System wie Odoo, Weclapp oder Xentral oft die schnellere Wahl. Mit eigenem Projekt- oder Auftragsablauf passt ein schlankes, individuelles ERP meist besser.

Kann ich mein ERP-System nicht selbst entwickeln?

Mit Excel oder No-Code-Werkzeugen lässt sich ein Anfang machen. Schwierig wird es bei Rechten, Historie, Datensicherung und Anbindungen – dort entscheidet sich, ob das System in zwei Jahren noch trägt. Genau diesen Teil übernehmen wir.

Wann lohnt sich ein eigenes ERP statt Odoo, Weclapp oder Xentral?

Wenn du ein Standard-ERP nur mit vielen Anpassungen passend bekommst oder den Großteil seiner Module nicht nutzt. Bildet es deinen Ablauf gut ab, ist es die bessere Wahl – das sagen wir dir in der Potenzialanalyse offen.

Lässt sich das ERP an lexoffice, sevdesk oder DATEV anbinden?

Grundsätzlich ja, über Schnittstellen oder Datenexport, etwa für Kunden- oder Rechnungsdaten. Was im Einzelfall funktioniert, hängt von Anbieter, Tarif und verfügbaren Schnittstellen ab – das prüfen wir vor dem Angebot, statt es pauschal zuzusagen.

07Passend dazu

Passend dazu

Passt das auf deinen Betrieb?

Im Erstgespräch klären wir, ob genau dieser Baustein zuerst etwas bringt oder ob ein anderer Teil deines Betriebs mehr kostet.

Andere Lösungen: Kundenportal erstellen lassen, Excel durch Datenbank ersetzen, Individuelle Software: Kosten, Digitalbonus Bayern beantragen, Anfrageformular mit Foto-Upload, KPI-Dashboard für deinen Betrieb.

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