Kundenportal
Ein Kundenportal erstellen lassen, das zu deinem Betrieb passt
Kunden fragen dir Status und Unterlagen per Telefon und E-Mail ab, weil sie sonst nichts sehen. Ein eigenes Kundenportal gibt ihnen genau diesen Einblick selbst, ohne dass du jede Anfrage einzeln beantwortest.
Woran du merkst, dass du das brauchst
Du beantwortest dieselbe Frage nach dem Stand eines Auftrags oder Mandats mehrmals pro Woche – am Telefon, per E-Mail, oft beides.
Kunden schicken Unterlagen als Foto per WhatsApp oder als Anhang per E-Mail, und du sortierst sie händisch in die richtige Akte ein.
Es gibt keinen Ort, an dem ein Kunde selbst nachsehen kann, wie weit sein Anliegen ist – er ist jedes Mal auf deine Antwort angewiesen.
Deine Mitarbeiter greifen auf unterschiedliche Stände zurück: Excel-Liste, E-Mail-Verlauf, Notizzettel am Schreibtisch.
So sieht die Lösung aus
Ein Kundenportal ist kein Standard-Produkt von der Stange, sondern ein schmaler, für deinen Betrieb gebauter Zugang. So bauen wir ihn auf:
Login für deine Kunden
Jeder Kunde bekommt einen eigenen, passwortgeschützten Zugang – ohne zusätzliche App, direkt im Browser.
Status statt Rückfrage
So funktioniert das zum Beispiel für ein Mandantenportal für Steuerkanzleien: Der Mandant sieht seinen Bearbeitungsstand, sobald du ihn im Backoffice änderst, statt anzurufen.
Dokumente hochladen und abrufen
Kunden laden Unterlagen direkt hoch, du musst sie nicht mehr aus E-Mails oder Chats herauskopieren.
Nachrichten an einer Stelle
Auch für Anwaltskanzleien gilt: Rückfragen laufen im Portal statt über drei Kanäle parallel und bleiben im Kontext des jeweiligen Falls.
Anbindung an dein System
Bestehende Software wie DATEV oder eine Kanzleisoftware bleibt führend, das Portal ergänzt nur die Strecke zum Kunden.
Was es kostet
Ein Kundenportal ist Teil des digitalen Backoffice und startet ab 3.000 € einmalig, dazu kommt Betrieb und Weiterentwicklung ab 150 € im Monat. Was dein Portal am Ende kostet, hängt vom Umfang ab – von einem einfachen Status-Login bis zu Dokumenten-Upload und Nachrichtenverlauf.
Eine ehrliche Einordnung dazu, wovon der Preis abhängt, findest du im Beitrag Was individuelle Software für ein kleines Unternehmen kostet. Alle Preise sind Endpreise ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG.
Beweis: wie das in der Praxis aussieht
Bei der Bayerischen Immobilienvermittlung laufen Anfragen mit Status wie „nicht erreicht“ oder „Gespräch geführt“ statt im Postfach, und Eigentümer, Käufer und Interessenten liegen in einer gemeinsamen Kontaktakte statt verteilt auf Tabellen. Das Prinzip lässt sich auf ein Kundenportal für Mandanten oder Auftraggeber übertragen: derselbe Gedanke, ein anderer Zugang.
Fragen, die früh kommen
Brauche ich das, wenn ich nur 20 aktive Kunden habe?
Wenn du bei diesen 20 Kunden ständig dieselben Rückfragen beantwortest, lohnt sich oft schon ein einfacher Status-Login. Die Größe deines Betriebs entscheidet über den Umfang, nicht darüber, ob es sich überhaupt lohnt.
Muss ich meine bestehende Software ablösen?
Nein. DATEV, Kanzleisoftware oder dein Warenwirtschaftssystem bleiben führend, das Portal zeigt nur einen Ausschnitt davon für den Kunden an.
Wie sicher sind die Daten meiner Kunden im Portal?
Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten, der Zugang ist passwortgeschützt, und die Datenhaltung folgt denselben Sicherheitsstandards wie der Rest deines Backoffice.
Wie lange dauert der Aufbau?
Ein einfacher Status-Login lässt sich in wenigen Wochen umsetzen, Dokumenten-Upload und Anbindung an dein System brauchen je nach Umfang länger. Das klärst du im schriftlichen Angebot nach der Potenzialanalyse.
Was, wenn nur ein Teil meiner Kunden das nutzen will?
Das Portal ist ein zusätzlicher Kanal, kein Zwang. Kunden, die lieber anrufen oder mailen, können das weiterhin tun.
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